DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Wir sind überzeugt, dass der Schutz der Privatsphäre von entscheidender Bedeutung insbesondere für die Zukunft von internetbasierten Geschäftsmodellen ist. Damit Ihre Daten sicher und geschützt sind, halten wir umfangreiche Schutzmaßnahmen vor und achten darauf, dass unsere Infrastruktur und Technologien stets auf aktuellem Stand sind. Ganz wichtig ist uns, dass unsere Mitarbeiter*innen in dem Umgang mit personenbezogenen Daten nach den Vorschriften der DSGVO geschult, auf den Datenschutz sensibilisiert und dem Datenschutz im Sinne des Artikels 28 DSGVO verpflichtet sind.

Informationen zur Umsetzung von datenschutzrechtlichen Vorgaben nach der EU-DSGVO (Art. 30 DSGVO)

Jeder Verantwortliche hat nach Artikel 30 DSGVO ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen.

Anders formuliert, verlangt die DSGVO, dass jede Organisation (Verantwortlicher) beschreibt, wie sie mit den personenbezogenen Daten ihrer Kund*innen und Mitarbeiter*innen umgeht:

• Wer ist Ihr Ansprechpartner, wenn Sie Fragen zu Ihren Daten haben?
• Zu welchen Zwecken werden Daten verarbeitet?
• Wie werden die Daten geschützt?
• Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Im Folgenden wollen wir Sie informieren, wie wir also mit Ihren Daten umgehen.

Wer sind wir?

Wir sind die prosozial GmbH und entwickeln seit 1995 umfangreiche Softwarelösungen im Sozial- und Bildungsbereich. Darüber hinaus bieten wir verschiedene IT-Dienstleistungen für Sozialbehörden, Betreuungsbehörden, Leistungserbringer im Sozialbereich, Beschäftigungsgesellschaften und Dienstleister im Bereich rechtliche Betreuung wie z.B. Berufsbetreuer*innen, Betreuungsvereine und Nachlasspfleger*innen an. So betreiben wir auch ein Rechenzentrum.

Wer sind die Vertreter des Verantwortlichen im Sinne der EU-DSGVO?

Wolfgang Hoffmann (wolfgang.hoffmann@prosozial.de), Geschäftsführer, Inhaber

Stephan Idel (stephan.idel@prosozial.de), Geschäftsführer, Inhaber

Christoph Spitzley (christoph.spitzley@prosozial.de), Geschäftsführer

Wer sind Ihre Ansprechpartner in Datenschutzfragen?

Frau Annett Peter (Datenschutz@prosozial.de)

Herr Christoph Spitzley (Datenschutz@prosozial.de)

Welche Daten erheben wir und wozu erheben wir Ihre Daten?

Es gibt verschiedene Zwecke oder Anwendungsfälle, in welchen wir – genau genommen ist es immer nur eine bestimmte Gruppe von Mitarbeiter*innen – verschiedene personenbezogene Daten erheben, speichern und nutzen. Die DSGVO spricht dann von "verarbeiten". Im Folgenden haben wir diese Zwecke aufgeführt:

a) Sie besuchen unsere Webseiten

Wenn Sie Webseiten der prosozial GmbH besuchen, so verwenden wir technische Cookies, um die optische Darstellung der Webseite zu ermöglichen. Die sogenannten Technik-Cookies sind Textdateien, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden und weder Daten sammeln noch Informationen über Sie oder Ihr Arbeitsgerät verbreiten können. Sie sind notwendig, um die technische Zusammenarbeit zwischen Ihrem Internet-Browser und unseren Servern zu optimieren. Wenn Sie dies nicht möchten, so können Sie in Ihrem Browser einstellen, dass dieser keine Cookies akzeptieren soll.

b) Sie nutzen die Verlinkungen zu Facebook, YouTube, X, Instagram und Pinterest

Der Bereich der sozialen Medien ist aus der heutigen Gesellschaft und für uns als Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Daher ist es uns wichtig, Sie über die Arbeit mit Facebook, YouTube, X, Instagram und Pinterest zu informieren. Wir nutzen diese Portale, um mit unseren Kunden zu kommunizieren und natürlich auch, um neue Kunden auf unsere Angebote aufmerksam zu machen. Wir sind nicht daran interessiert, Ihre Daten oder die Daten unserer Kunden an Dritte weiterzugeben. Im unteren Bereich unserer Internetseiten befinden sich die Logos der jeweiligen Unternehmen. Dabei handelt es sich lediglich um Fotos und die jeweilige Verlinkung zu den entsprechenden Internetseiten der verschiedenen Portale. Wenn Sie unsere Internetseiten betrachten, wird keine Verbindung zu den Servern der jeweiligen Webseiten aufgebaut und es findet kein Datenaustausch statt. Erst durch einen Klick von Ihnen auf das entsprechende Logo wird eine Verbindung zwischen Ihrem Browser und den Servern von Facebook, YouTube, X, Instagram oder Pinterest aufgebaut und es werden Daten an das jeweilige Portal übertragen. Für den Fall, dass Sie einen Account für das jeweilige Portal besitzen, können diese Daten Ihrem Benutzerprofil zugeordnet werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, klicken Sie bitte nicht auf die jeweiligen Logos der Social-Media-Portale oder loggen Sie sich bitte vor dem Besuch unserer Webseiten aus Ihrem bestehenden Account aus. Weiterführende Informationen finden sich auf den Internetauftritten der jeweiligen Portale.

c) Sie nutzen unsere Blogs

Wenn Sie sich für einen unserer Blogs registrieren, so speichern wir für die Zeit der Nutzung Ihren Namen, Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse, sowie Ihre Blogbeiträge und hochgeladenen Dateien. Unsere Blogs sind entweder offene oder geschlossene Blogs und werden auch als sogenannte „Named-Blogs“ bezeichnet. Das bedeutet, dass die Autor*innen der Blogeinträge stets genannt werden bzw. dass deren Namen für andere Nutzer sichtbar sind. Uns als Unternehmen ist dabei wichtig, dass alle Beiträge transparent dargestellt werden und ersichtlich ist, wer welche Inhalte eingestellt hat. Wenn Sie den Blog nicht mehr nutzen möchten und Ihre Registrierung beenden wollen, dann schreiben Sie einfach eine kurze E-Mail an info@prosozial.de.

d) Sie interessieren sich für unsere Lösungen und Produkte

Wenn Sie sich für unsere Produkte interessieren, stellen Sie uns - zum Beispiel über Online-Kontaktformulare - Ihre Kontaktinformationen wie Name, Vorname, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse und Postanschrift zur Verfügung, damit wir Ihnen entsprechende Informationen zukommen lassen können. Wir speichern diese Daten auf unseren E-Mail-Servern bzw. in unserem Verwaltungssystem so lange, wie es erforderlich ist bzw. bis Sie einer Speicherung widersprechen.

e) Sie entscheiden sich und bestellen eine unserer Lösungen, Produkte oder Dienstleistungen

In diesem Fall stellen Sie uns weitere Daten wie z. B. Bankverbindung, Lieferadresse, Ansprechpartner-Kontaktdaten und Steuerdaten zur Verfügung. Wir speichern den erforderlichen Schriftverkehr, die Lieferdaten und weitere Dokumentationen zu fernmündlichen Absprachen. Falls es für die Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist, werden weitere personenbezogene Daten von Mitarbeiter*innen (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) Ihres Unternehmens erfasst. Wir speichern diese Daten in unserem System so lange, wie es erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist.

f) Sie erhalten Support für Ihre Lösungen

Support zur Unterstützung wird größtenteils per Teleservice erbracht. Im Supportfall stellen Sie uns ggfs. auch personenbezogene Daten aus Ihren Kundensystemen zur Ansicht zur Verfügung. Gegebenenfalls werden auch Daten zur Fehlernachstellung aufgezeichnet. In diesem Fall entscheiden Sie als Verantwortlicher, wie mit diesen Daten umgegangen werden soll und stimmen die Vorgehensweise mit uns in Form einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Artikel 28 DSGVO ab. Alle Mitarbeiter der prosozial GmbH sind entsprechend Ihrer Aufgabenstellung in dem Umgang mit personenbezogenen Daten nach den Vorschriften der DSGVO geschult und dem Datenschutz im Sinne des Artikels 28 DSGVO verpflichtet.

g) Sie werden Rechenzentrumskunde und hosten Ihre Lösung in unserem Rechenzentrum

Als Rechenzentrumskunde vertrauen Sie uns Ihre Daten an und hosten diese in unserem hochgesicherten Rechenzentrum. Wir schützen Ihre Daten gemäß dem mit Ihnen vereinbarten Auftrag nach Art. 28 DSGVO und den dort festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die wir ständig an den aktuellen Stand der Technik anpassen.

h) Sie klicken auf einen Link, der mit Hilfe des Kurz-URL-Dienstes bitly erzeugt wurde.

In unseren digitalen Medien nutzen wir vereinzelt Verlinkungen, die mit Hilfe des Kurz-URL-Dienstes bitly erzeugt wurden. Dadurch können wir Links erstellen, die viel kürzer und einprägsamer sind, als automatisch generierte. Zudem können wir mit Hilfe dieser Verlinkungen sehen, wie viele Interessenten auf den jeweiligen Link geklickt haben und sich für ein Produkt wie z.B. ein Seminar interessieren. Außerdem können wir uns ein Bild davon machen, von welchen Webseiten die Interessenten auf unsere Internetseiten gelangen. Die Daten dazu werden von Bitly Inc. erhoben und uns anonymisiert zur Verfügung gestellt. Daher können wir keinerlei Rückschlüsse auf den einzelnen Nutzer oder dessen persönliche Daten ziehen. Weiterführende Informationen finden sich auf der Internetseite von bitly.

Wie verarbeiten und schützen wir Ihre Daten?

Alle personenbezogenen Daten unserer Kunden werden in unserem eigenen Softwaresystem nach dem aktuellem Stand der Technik gespeichert, gesichert und vor unerlaubten Zugriffen und Veröffentlichung geschützt. Dies wird von einem professionellen und zertifizierten IT-Mitarbeiterteam nach den Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) überwacht.

In welchen Fällen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Grundsätzlich geben wir keine personenbezogene Daten weiter, es sei denn, Sie haben ausdrücklich zugestimmt oder es liegt eine gesetzliche Verpflichtung vor. Zu buchhalterischen Zwecken werden Daten wie Name, Vorname, Adresse und Buchungsdaten an den von uns beauftragten Steuerberater weitergegeben, der von Berufs wegen zur Geheimhaltung verpflichtet ist.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre Daten speichern wir solange es erforderlich ist, mindestens aber solange wir gesetzlich z. B. nach bestimmten Steuervorschriften zur Aufbewahrung der Daten oder zum Geltendmachen von Rechtsansprüchen verpflichtet sind.

Welche Rechte im Sinne des Datenschutzes haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

▪ Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern.

▪ Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

▪ Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen noch benötigt werden (vgl. "Wie lange speichern wir Ihre Daten?").

▪ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

▪ Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Aufbewahrungsfristen aus dem Steuerrecht, eigene Rechtsansprüche).

▪ Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder finden Sie unter https://www.datenschutz.de/projektpartner/.

i) Widerspruch:

Richten Sie Ihren schriftlichen Widerspruch bitte an:

prosozial GmbH

Emser Straße 10

56076 Koblenz

Datenschutz@prosozial.de

Bestellte Datenschutzbeauftragte sind: Frau Annett Peter oder Herr Christoph Spitzley

Wir hoffen, Sie fühlen sich mit unseren Informationen zum Datenschutz gut informiert. Datenschutz ist uns besonders wichtig und nicht erst seit Inkrafttreten der DSVGO für uns relevant. Aus diesem Grund ist prosozial-Geschäftsführer Christoph Spitzley auch als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter, Datenschutzmanager und Datenschutzauditor (2012) tätig und wirkt darüber hinaus in diversen Datenschutzkreisen mit. Wenn Sie also noch Fragen oder Anregungen haben, so sind uns diese – und natürlich auch Sie – herzlich willkommen.